14.11.2023 16:31 ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 09.11.2023 года № 71 Об утверждении формы книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка ведения книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального образования «Духовщинский район» Смоленской области

АДМИНИСТРАЦИЯ ТРЕТЬЯКОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ДУХОВЩИНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от 09.11.2023 года   № 71

 

Об утверждении формы книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка ведения книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального образования «Духовщинский район» Смоленской области

 

В соответствии с Федеральным законом N 8-ФЗ от 12.01.1996  "О погребении и похоронном деле",  на основании Устава Третьяковского сельского поселения Духовщинского района Смоленской области, администрация Третьяковского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить форму книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) согласно приложению N 1.

2. Утвердить Порядок ведения книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) согласно приложению N 2.

3. Утвердить Порядок передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального образования «Духовщинский район» Смоленской области согласно приложению N 3.

4. Настоящее постановление разместить на официальном сайте Администрации Третьяковского сельского поселения Духовщинского района Смоленской области в сети интернет http://tretaykovo.admin-smolensk.ruи на информационных стендах Администрации.

5. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.

 

 

Глава муниципального образования

Третьяковского  сельского поселения

Духовщинского района Смоленской области                               Е.И. Иванова

 

 

Приложение N 1

к постановлению Администрации

Третьяковского сельского поселения

Духовщинского района Смоленской области

от 09.11.2023 года   № 71

 

ФОРМЫ
КНИГ РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЙ (ЗАХОРОНЕНИЯ УРН С ПРАХОМ)

 

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением Администрации

Третьяковского сельского поселения

Духовщинского района Смоленской области

от  09.11.2023 года   № 71

 

Титульный лист

_________________________________________________________________________ __

наименование уполномоченного органа местного самоуправления

_________________________________________________________________________ __

в сфере погребения и похоронного дела

 

 

КНИГА
РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЙ N ___

 

 

_________________________________________________________________________ __

(наименование населенного пункта)

_________________________________________________________________________ __

(наименование кладбища)

 

Начата "__" __________ 20__ г.

Окончена "__" ________ 20__ г.

 

Форма титульного листа книги регистрации захоронений

Формат А4 (210 x 297 мм)

\

(лист книги)

Регистра- ционный номер захоронения	Ф.И.О. умершего	Возраст умершего	Дата смерти	Дата захо- ронения	Номер свидетельства о смерти из ЗАГСа и дата выдачи	Каким ЗАГСом выдано свидетельство	Фамилия землекопа	Номер участка, сектора	Ф.И.О. и адрес ответст- венного за место захоронения
								Номер места захоронения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Форма листа книги регистрации захоронений

Формат А3 (420 x 297 мм)

 

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением Администрации

Третьяковского сельского поселения

Духовщинского района Смоленской области

от  09.11.2023 года   № 71

Титульный лист

_________________________________________________________________________ __

наименование уполномоченного органа местного самоуправления

_________________________________________________________________________ __

в сфере погребения и похоронного дела

 

КНИГА
РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЙ УРН С ПРАХОМ N _____

 

_________________________________________________________________________ __

(наименование населенного пункта)

_________________________________________________________________________ __

(наименование кладбища)

 

Начата "__" __________ 20__ г.

Окончена "__" ________ 20__ г.

 

Форма титульного листа книги регистрации захоронения урн с прахом

Формат А4 (210 x 297 мм)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 (лист книги)

Регистра- ционный номер захоронения урны с прахом	Ф.И.О. умершего	Возраст умершего	Дата смерти	Дата кремации	Место кремации	Дата захо- ронения	Номер свиде- тельства о смерти из ЗАГСа и дата выдачи	Каким ЗАГСом выдано свиде- тельство	Номер участка	Ф.И.О. и адрес ответствен-ного за место захоронения или нишу
									N места захорон. (ниши)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Примечание. Книга регистрации захоронений урн заполняется на основании

учетных карточек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

 

Колумбарий N ____ Секция N ____ Ряд N ____ Ниша N ____

Участок N ____ Аллея N ____ Могила N ____

 

N п/п	Ф.И.О.	Дата кремации	Кремационный номер	Примечание

Квитанция N _____ от __________ Сумма ___________ Удостоверение N _________

Лицо, имеющее право пользования нишей, могилой ____________________________

Почтовый адрес ___________________________ Телефон ________________________

 

Форма листа книги регистрации захоронения урн с прахом

Формат А4 (210 x 297 мм)

 

 

 

 

 

 

 

Приложение N 2

к постановлению Администрации

Третьяковского сельского поселения

Духовщинского района Смоленской области

от  09.11.2023 года   № 71

 

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ
книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

 

1. Порядок ведения книг регистрации захоронений
(захоронений урн с прахом)

 

1. Каждое захоронение, произведенное на территории общественных кладбищ Третьяковского сельского поселения Духовщинского района Смоленской области (далее-Администрация), регистрируется ответственным лицом за ведение книг регистрации, назначенным распоряжением Главы Администрации, в книге регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее - Книги).

Книги ведутся по формам, утвержденным Администрацией.

2. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, и скреплены подписью Главы Администрации (его заместителя) и печатью Администрации. Книги являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

3. На каждое кладбище ведется отдельная книга со своим порядковым номером. Порядковая нумерация книг начинается с цифры "1" и должна быть непрерывной и единой.

4. Книга имеет титульный лист, на котором указываются слова "Книга регистрации захоронений" или "Книга регистрации захоронений урн с прахом", номер книги, наименование уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела (Администрация Третьяковского сельского поселения), осуществляющего регистрацию захоронений умерших в регистрационной книге, наименование населенного пункта, название кладбища.

5. Внесение записи в Книги производится в день захоронения умершего (урны с прахом).

6. Книги можно заполнять от руки, как чернилами, так и шариковой ручкой.

В Книгах не должно быть помарок и подчисток. Если при записи допущены неточности, Глава Администрации ставит отметку, содержащую слово "исправленному верить", дату, личную подпись.

7. Книги, законченные делопроизводством, до сдачи их в муниципальный архив, хранятся в Администрации, в условиях, исключающих их порчу или утрату.

8. Администрация своим распоряжением назначает ответственных лиц, которые организуют работу и несут персональную ответственность за ведение и сохранность Книг.

9. Администрация обязана по запросам государственных органов, в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством, представлять сведения, содержащиеся в Книге.

 

1.1. Заполнение граф книги регистрации захоронений

 

В графе "регистрационный номер захоронения" указывается порядковый номер записи регистрации захоронения. Порядковая нумерация начинается с цифры "1" и должна быть непрерывной. С наступлением нового календарного года порядковая нумерация продолжается. При окончании книги и заведении новой нумерация продолжается.

В графе "Ф.И.О. умершего" указывается полностью фамилия, имя, отчество умершего.

В графе "возраст умершего" указывается количество полных лет умершего на день смерти.

В графе "дата захоронения" указывается дата смерти, число, месяц и год захоронения.

В графе "номер свидетельства о смерти из ЗАГСа и дата выдачи" указывается номер свидетельства о смерти, выданного органом записи актов гражданского состояния и дата его выдачи.

В графе "каким ЗАГСом выдано свидетельство" указывается наименование органа записи актов гражданского состояния, выдавшего свидетельство о смерти.

В графе "фамилия землекопа" указывается фамилия физического лица, непосредственно производившего предание умершего земле с указанием наименования организации, в которой он работает, ее юридический адрес и контактный телефон. Если захоронение производилось индивидуальным предпринимателем или самостоятельно родственниками умершего, то делается соответствующая запись.

В графе "номер участка, сектора/номер места захоронения" данные указываются дробью: в числителе указывается номер участка либо номер сектора, на котором произведено захоронение умершего, а в знаменателе - номер места захоронения (одиночного, родственного, семейного, почетного, воинского).

В графе "Ф.И.О. и адрес ответственного за место захоронения" указывается полностью фамилия, имя, отчество, адрес и контактный телефон супруга, близкого родственника, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность по осуществлению погребения умершего, которому выдано удостоверение о захоронении умершего.

При перерегистрации места захоронения на другое лицо в данную графу вносятся соответствующие изменения.

 

1.2. Заполнение граф книги захоронений урн с прахом

 

В графе "регистрационный номер захоронения урны с прахом" указывается порядковый номер записи регистрации захоронения урны с прахом. Порядковая нумерация начинается с цифры "1" и должна быть непрерывной. С наступлением нового календарного года порядковая нумерация продолжается. При окончании книги и заведении новой нумерация продолжается.

В графе "Ф.И.О. умершего" указывается полностью фамилия, имя, отчество умершего.

В графе "возраст умершего" указывается количество полных лет умершего на день смерти.

В графе "дата смерти" указывается дата смерти.

В графе "дата кремации" указывается дата кремации.

В графе "место кремации" указывается наименование крематория и его адрес.

В графе "дата захоронения" указывается дата захоронения урны с прахом в землю либо в стену скорби.

В графе "номер свидетельства о смерти из ЗАГСа и дата выдачи" указывается номер свидетельства о смерти, выданного органом записи актов гражданского состояния и дата его выдачи.

В графе "каким ЗАГСом выдано свидетельство" указывается наименование органа записи актов гражданского состояния, выдавшего свидетельство о смерти.

В графе "номер участка, сектора/номер места захоронения, (ниши)" данные указываются дробью: в числителе указывается номер участка либо номер сектора, на котором произведено захоронение урны с прахом, а в знаменателе - номер места захоронения либо номер ниши в стене скорби.

В графе "Ф.И.О. и адрес ответственного за место захоронения (нишу)" указывается полностью фамилия, имя, отчество, адрес и контактный телефон супруга, близкого родственника, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность по осуществлению погребения умершего, которому выдано удостоверение о захоронении умершего.

 

2. Хранение книг регистрации захоронений
(захоронений урн с прахом)

 

В целях обеспечения сохранности книг, Администрация своим распоряжением назначает ответственных должностных лиц, которые организуют работу и несут персональную ответственность за сохранность книг.

Упорядоченные книги хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, или в специально отведенных для этой цели помещениях, отвечающих архивным требованиям сохранности документов.

Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях зданий, занятых службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

Уничтожение книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) запрещается.

Законченные делопроизводством Книги, хранятся в Администрации в течение пяти лет, по истечении которых передаются на постоянное хранение в муниципальный архив в упорядоченном состоянии.

 

___________________

 

 

 

Приложение N 3

к постановлению Администрации

Третьяковского сельского поселения

Духовщинского района Смоленской области

от  09.11.2023 года   № 71

 

ПОРЯДОК

передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архив

 

1. Формирование (комплектование) и хранение документов захоронений уполномоченным органом в сфере погребения и похоронного дела

 

Книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее - Книги) являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

Законченные делопроизводством Книги хранятся в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела в течение пяти лет, по истечении которых передаются на постоянное хранение в архив муниципального образования «Духовщинский район» Смоленской области (далее- архив).

Книги передаются в упорядоченном состоянии по описям (приложение N 1).

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел между Администрацией и архивом (приложение N 2).

Вместе с документами передаются три экземпляра описей.

Книги передаются в архив в архивных коробках.

Все работы, связанные с передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела.

Упорядочение книг проводится ответственными за ведение книг сотрудниками Администрации при методической помощи специалистов архива.

В целях учета находящихся на хранении книг создаются учетные документы:

- описи дел;

- листы фондов для учета состава и объема книг по каждому кладбищу (приложение N 3);

- паспорт архива для суммарного количества дел. Паспорт составляется ежегодно в декабре месяце, и один экземпляр представляется в архив (приложение N 4);

- дело фонда, в состав дела включаются акты приема-передачи книг, исторические справки, акты и листы проверки наличия книг, акты выдачи книг, документы о работе с фондом, изменениях его объема и состава.

Администрация не реже одного раза в течение пяти лет представляет описи книг на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архивного отдела.

2. Составление описей дел

 

В Администрации описи Книг хранятся на протяжении пяти лет по каждому кладбищу отдельно.

По истечении пятилетнего срока Книги входят в состав фонда Администрации, который составляет на каждое кладбище отдельную опись дел. Описи дел систематизируются в алфавитном порядке, каждой описи присваивается свой порядковый номер (1, 2, 3 и т.д.). Описи дел сопровождаются единым титульным листом, оглавлением (перечень кладбищ) и исторической справкой.

 

3. Использование документов

 

Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов являются:

- исполнение запросов граждан (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме) (приложение N 5);

- выдача документов во временное пользование (приложение N 6).

Срок исполнения запросов граждан и организаций не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения. Выдача книг во временное пользование производится на срок не более 3 месяцев.

Книги, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату.

 

4. Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением

сохранности и подготовки для постоянного хранения книг

регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

 

Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и передачи книг захоронений (захоронений урн с прахом) в Третьяковско сельском поселении осуществляет уполномоченный орган в сфере погребения и похоронного дела совместно с уполномоченным архива.

 

 

 

 

 

Приложение N 1

к Порядку передачи книг регистрации захоронений

(захоронений урн с прахом)

на постоянное хранение в архив

____________________________________________________

(наименование уполномоченного органа местного

____________________________________________________

самоуправления в сфере погребения и похоронного дела)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Фонд N __________________

ОПИСЬ N ________________ Подпись Расшифровка подписи

ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ Дата

ЗА ______________ ГОД

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ___________________________ в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК ________________ Протокол ЭПК _________________________

(наименование органа) (наименование уполномоченного

____________________________ ______________________________________

органа исполнительной власти в области архивного дела, федерального архива)

от ______________ N ______________ от ______________ N ______________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

уполномоченного органа местного самоуправления в сфере

погребения и похоронного дела

Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 2

к Порядку

 

УТВЕРЖДАЮ

____________________________________ ____________________________________

(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя

___________________________________ ____________________________________

организации-сдатчика) организации-приемщика)

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать Дата Печать

 

АКТ_________ N __________

(дата)

ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

_________________________________________________________________________ __

(основание передачи)

_________________________________________________________________________ __

(название передаваемого фонда)

сдал, _____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________ __

(название организации-сдатчика)

принял ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________ __

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

 

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято ___________________________ ед. хр.

 Передачу произвели:                Прием произвели:

 Должность   Подпись   Расшифровка  Должность   Подпись      Расшифровка

                           Подписи                               Подписи

 Дата                               Дата

 

Форма акта приема-передачи документов на хранение

Формат А4 (210 x 297

 

 

 

Приложение N 3

к Порядку

 

КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

 

N п/п	Дата поступления	Наименование организации (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы документов	Кол-во ед. хр. или неописанных документов (листов)	Краткая характе- ристика состояния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого поступило за ____ год _________________ ед. хр. (документов, листов)

(цифрами и прописью)

В том числе <*>: _________________________________________________________

_________________________________________________________________________ _

_________________________________________ Наименование должности работника

 

Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

___________________________

 

--------------------------------

<*> В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

 

Форма книги учета поступлений документов

Формат А3 (420 x 297 мм)

 

 

 

 

ЛИСТ ФОНДА N __________________

 

____________________________________________________________________ _________________________

(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (Дата первого поступления

документов фонда)

 

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

1. Учет неописанных документов

 

Дата записи	Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Поступление		Выбытие
		Кол-во ед. хр.	Крайние даты	Кол-во ед. хр.	Крайние даты
1	2	3	4	5	6

Форма листа фонда
2. Учет описанных документов

 

Дата записи	Номер описи дел	Крайние даты дел по описи	Название описи или аннотация документов	Поступило дел	Выбытие				Наличие (остаток)
					Дел	Основание выбытия (название, дата, N документа)	В том числе по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	В том числе
										постоянного хранения				по л/с
										Дел	Крайние даты дел	Из них по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Форма листа фонда Формат А4 (210 x 297 мм)

 

 

 

 

 

Приложение N 4

к Порядку

 

Кому предоставляется ______________________________________________________

(наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется _______________________________________________________

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

_________________________________________________________________________ __

(форма собственности отчитывающейся организации)

 

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА ___ ________ 20___ ГОДА

 

1. Общие сведения

 

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

 

Назад

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего		Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установленного срока
						Всего	Крайние даты
				Начальная	Конечная		Начальная	Конечная
А	Б	1		2	3	4	5	6	7
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

Решаем вместе Не убран снег, яма на дороге, не горит фонарь? Столкнулись с проблемой — сообщите о ней! Написать о проблеме